三、采取輪值主持發(fā)動班組成員

 

　　要充分認識到，班組會議不是班組長一個發(fā)號施令或獨自“表演”的舞臺，在當前“去中心化”的組織文化趨勢下，班組會議也要考慮這個問題。

 

　　輪值不是一個新鮮的東西，華為就是輪值CEO形式。我們要充分認識到，技術(shù)進步帶來的影響和變化，以及更為年輕的員工對班組這個組織形式的看法。采取輪值主持的方式，就是要發(fā)動班組成員參與到班組會議中來，只有把他們發(fā)動起來了，班組會議的效果就達成了大半。不要把班組會議局限于布置、傳達等傳統(tǒng)項目。

 

　　筆者認為采取輪值要注意以下一些事項：

 

　　1、適當鍛煉班組成員的能力，包括觀察、收集、整理和分析、表達等。每個班組成員各有所長，特別不要勉為其難，可以適當組合，還可以增進協(xié)同能力。

 

　　2、要根據(jù)班組的主要職責、當前的任務(wù)安排等來確定班組會議的內(nèi)容和主題，但是在形式上可以多樣化，由某輪值主持人（或組合）來設(shè)計和確定。

 

　　3、輪值主持不宜頻次太高，可以每周輪值主持一次，主要在于給班組成員表現(xiàn)的機會、發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)班組長后備人才、增進相互理解。

 

　　四、班組會議記錄要與時俱進

 

　　會議記錄是我們大家認為比較繁瑣和頭疼的事情，繁瑣是要比較多的字，累；頭疼是千篇一律，如同嚼蠟。所以，會議記錄也要與時俱進。

 

　　日常的班組會議記錄要簡明扼要。如果要進一步利用班組會議記錄，可以考慮搞一些記錄競賽活動（頻次不能高，1-2次/年），可以利用簡報、電子雜志、H5、視頻等多種展示形式，采取哪種形式要根據(jù)班組成員的個人特長和興趣來，因人制宜非常重要，千萬不要“趕鴨子上架”，否則會適得其反。

 

　　我是贊同使用電子文檔記錄的，一是避免積累大量的紙張，最后都要丟棄；二是便于存儲和查詢；三是進行材料組織也比較方便，如編制簡報、海報等。我們的上級部門及行政監(jiān)管單位應(yīng)該減少對紙質(zhì)文檔的要求，充分利用信息技術(shù)的便利，錄音、視頻等都可以作為記錄材料。當然，前提是要符合法律法規(guī)和標準規(guī)范的要求，對錄音、視頻等也要給出明確的要求，建議以制度形式予以確定。

 

　　適當組織開展班組會議記錄評比競賽活動，這是一種促進班組之間交流、對標和提升的辦法，同時也活躍了企業(yè)文化活動。企業(yè)還可以給予適當?shù)莫剟?，讓班組成員從班組會議中有所“實惠”。

 

　　五、關(guān)于部門主管及以上人員參加班組會議的注意事項

 

　　部門主管及以上人員在安排和指導(dǎo)班組建設(shè)時，應(yīng)認識到：管理是一種服務(wù)工作，在吸引班組成員參加班組會議的角度看，基層管理人員在設(shè)計班組會議時要引進消費者和產(chǎn)品設(shè)計的理念。把班組會議當作一種產(chǎn)品來設(shè)計，使得班組成員有興趣參與，從中體驗到成長感、獲得感和成就感。否則的話，用傳統(tǒng)的管制思維，只會讓班組成員以無趣、反感和抵觸的情緒來對待，其結(jié)果也就不好了。

 

　　部門主管及以上人員參加班組會議宜以觀察員身份列席，對班組會議的內(nèi)容和形式好的方面應(yīng)當場給予肯定和贊揚，對存在的不足宜私下和班組長溝通。對一些表達形式是否合適，不宜局限于自己的認知，要尊重形式所帶來的效果。

 

　　如部門主管及以上人員在列席班組會議時要發(fā)言，要學(xué)會轉(zhuǎn)換適宜于班組成員的表達方式，不宜過于掉書袋，語言要平實、簡練，表達通俗易懂、清楚明白即可。