一、 計(jì)劃立項(xiàng)
1、 工作時(shí)段安排;包括可行性報(bào)告分析、實(shí)施的具體方案、宣傳費(fèi)用計(jì)劃表。
(1)包括可行性報(bào)告分析立項(xiàng)的條件;進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查對(duì)行業(yè)而言項(xiàng)目的利潤(rùn)增長(zhǎng)點(diǎn)是否夠大地域性的考慮。要結(jié)合本地的實(shí)際特點(diǎn)，立項(xiàng)要符合當(dāng)?shù)氐牡貐^(qū)性。時(shí)間性或者季節(jié)性的考慮。項(xiàng)目?jī)?nèi)容要符合季節(jié)特征，比如不能在冬天搞風(fēng)扇展之類的。同時(shí)時(shí)間上要考慮避免國(guó)內(nèi)知名展會(huì)的沖突。
(2)實(shí)施的具體方案
(3)宣傳費(fèi)用計(jì)劃表
A、廣告時(shí)間段的投入
以4-6個(gè)月為例，一般的廣告投入時(shí)間段為：項(xiàng)目開始(前兩個(gè)月)為總宣傳費(fèi)用的10%~20%[在專業(yè)媒體上投入];三個(gè)月左右，重點(diǎn)投入為總宣傳費(fèi)用的30%~40%[主要在專業(yè)媒體上投入，少量在大眾媒體上投入];開展前一個(gè)月，為總宣傳費(fèi)用的40%[主要在大眾媒體上投入，以20%的大眾媒體，20%的專業(yè)媒體]
B、廣告投放的形式
戶外廣告(主要是POP板、車身廣告、道路兩邊條幅廣告等，這些廣告主要用在展會(huì)之前一段時(shí)間以及展會(huì)期間)
雜志報(bào)紙媒體廣告(主要是專業(yè)雜志媒體和大眾雜志媒體等，這些廣告主要是在招展之前和招展期間進(jìn)行)
2、 尋找主辦單位。
(1)主辦單位的條件：在當(dāng)?shù)匾袡?quán)威性、知名度等
(2)合作方式：一種合作方式為對(duì)方單位為我們提供一些服務(wù)，費(fèi)用形式為展會(huì)利潤(rùn)的百分之幾;另一種形式為對(duì)方單位只是掛名形式，采用一次性付款。
3、申請(qǐng)各種批文
4、場(chǎng)地聯(lián)系
以成都為例，四川省展覽館主要是進(jìn)行大眾性的展會(huì),主要是引起百姓關(guān)注的;而國(guó)際會(huì)展中心主要進(jìn)行專業(yè)性的展會(huì).
5、聯(lián)系宣傳媒體
(1) 對(duì)象：專業(yè)媒體和大眾媒體
(2) 方式：直接付款;用展位交換和我們會(huì)刊廣告交換。
6、制作邀請(qǐng)函(已經(jīng)附)
7、建立客戶名錄(通過會(huì)刊收集和雜志、網(wǎng)站等)
二、 實(shí)施招展
1、 招展方式：主要是電話聯(lián)系，其次可以郵寄信封、E-MAIL、上門拜訪、朋友介紹等
2、 招展的步驟：
(1)發(fā)布信息(主要通過電話傳真、郵件等方式把項(xiàng)目邀請(qǐng)函發(fā)給客戶名錄中的單位)
(2)跟蹤拜訪(找準(zhǔn)負(fù)責(zé)人)
A、在對(duì)方收到邀請(qǐng)函后進(jìn)行第一次跟蹤拜訪，這一次拜訪會(huì)產(chǎn)生三種客戶：即時(shí)決定型、斷然拒絕型、提出異議型(分別以5%、10%、75%的比例分布); 針對(duì)第一種客戶： 問清客戶需求 要求進(jìn)一步促成購買 愉快地答應(yīng)客戶的 針對(duì)第二種客戶： 了解客戶拒絕的原因 為面談作好準(zhǔn)備二次面談向客戶推薦下一屆展覽會(huì)要求客戶介紹其它客戶保持關(guān)系，待以后聯(lián)系針對(duì)第三種客戶：?jiǎn)柷蹇蛻粜枨蠛彤愖h進(jìn)行第二次拜訪消除顧客顧慮
3、招展中用到的文書：項(xiàng)目邀請(qǐng)函、展位確認(rèn)書、參展商指南
三、 實(shí)施招商
(1) 在招展過程中，可以把拒絕型客戶轉(zhuǎn)換成參觀商
(2) 通過媒體可以間接招來一些參觀商
(3) 主要的招商工作還是在開展前1~2周，承辦單位組織招商工作，比如出差到二級(jí)市場(chǎng)進(jìn)行專業(yè)觀眾的組織;發(fā)短信息邀請(qǐng);打電話邀請(qǐng)。
(4) 組辦單位為展會(huì)提供的工作
四、 相關(guān)活動(dòng)
展覽會(huì)的相關(guān)活動(dòng)，是指研討會(huì)、技術(shù)交流等。舉辦這些活動(dòng)的目的，是為參展商和貿(mào)易觀眾提供附加服務(wù)，從而提高展覽會(huì)的形象與檔次。
五、 展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)
(1) 布展：參展商提前兩天進(jìn)行布展工作。展臺(tái)的搭建、展位的協(xié)調(diào)、后期款的收付、物品的運(yùn)輸?shù)?/p>
(2) 開展：現(xiàn)場(chǎng)的協(xié)調(diào);觀眾的組織;配套的服務(wù)等
六、 展會(huì)后的控制工作
包括參觀參展的意見反饋等，后期了解工作
